1. Einleitung – Digitalisierung als Zukunftsinvestition

Die digitale Transformation ist längst nicht mehr nur ein Schlagwort, sondern ein entscheidender Wettbewerbsfaktor – insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen im Handwerk. Als Elektrobetrieb mit langjähriger Tradition steht Elektrobau Heitmann vor der Herausforderung, gewachsene papierbasierte Prozesse in eine moderne, digitale Struktur zu überführen.

Durch die Nutzung des Förderprogramms „Digitalisierungsmaßnahmen in kleinen Unternehmen (DKU)“ der WT.SH Schleswig-Holstein möchten wir gezielt die Digitalisierung unserer Arbeitsabläufe, Kommunikation und Datenverarbeitung vorantreiben. Damit stärken wir nicht nur unsere Effizienz und Qualität, sondern sichern auch unsere Zukunftsfähigkeit als regionaler Fachbetrieb.

2. Über das Unternehmen

Elektrobau Heitmann ist ein inhabergeführter Fachbetrieb für Elektrotechnik mit Sitz in Schleswig-Holstein. Unser Team besteht aus qualifizierten Fachkräften, die im Bereich Elektroinstallation, Wartung, E-Check, Gebäudetechnik und erneuerbare Energien tätig sind.

Besonderen Wert legen wir auf eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Privatkunden, Hausverwaltungen und gewerblichen Auftraggebern. Um den steigenden Anforderungen an Termintreue, Dokumentation und Transparenz gerecht zu werden, ist die Digitalisierung ein logischer und notwendiger Schritt.

3. Ziel des Digitalisierungsprojekts

Das Projekt verfolgt das Ziel, zentrale Geschäftsprozesse des Unternehmens vollständig digital abzubilden und zu vernetzen. Der gesamte Auftragszyklus – von der Kundenanfrage über die Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung – soll digitalisiert, effizienter und medienbruchfrei gestaltet werden.

Darüber hinaus soll die interne und externe Kommunikation verbessert, die Dokumentenverarbeitung automatisiert und die mobile Arbeitsfähigkeit unserer Monteure durch moderne Endgeräte sichergestellt werden.

Mit dem Projekt streben wir an:

eine deutliche Reduktion des Verwaltungsaufwands,

die Vermeidung von Doppelarbeit und Übertragungsfehlern,

mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit gegenüber Kunden,

und die langfristige Sicherung unserer Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Zeitalter.

4. Modul „Beratung“ – Externe Analyse als Fundament

Im ersten Schritt wird ein qualifizierter externer Digitalisierungsberater hinzugezogen. Dieser erarbeitet gemeinsam mit unserem Unternehmen eine strukturierte Ist-Analyse unserer aktuellen Prozesse und identifiziert digitale Potenziale.

Die Beratung umfasst unter anderem:

eine Aufnahme bestehender Workflows (z. B. Angebotserstellung, Zeiterfassung, Materialbestellung),

die Bewertung des technischen Ist-Zustands (Software, Hardware, IT-Struktur),

die Definition konkreter Digitalisierungsziele,

sowie die Entwicklung eines realistischen Umsetzungsplans.

Die Beratung dient somit als strategische Grundlage für die spätere Umsetzung und stellt sicher, dass Investitionen gezielt, effizient und anwendungsnah erfolgen.

5. Modul „Umsetzung“ – Konkrete Digitalisierungsmaßnahmen

Auf Basis der im Modul „Beratung“ erarbeiteten Digitalisierungsstrategie erfolgt im zweiten Schritt die praktische Umsetzung der Maßnahmen. Ziel ist es, eine durchgängige digitale Infrastruktur zu schaffen, die unsere operativen Prozesse beschleunigt, Informationsverluste vermeidet und die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert.

Die nachfolgenden Maßnahmen wurden auf Grundlage des Beratungsberichts definiert und orientieren sich an den tatsächlichen Anforderungen unseres Betriebsalltags:

5.1 Einführung einer Handwerkersoftware

Eine branchenspezifische Softwarelösung soll sämtliche Arbeitsschritte vom Angebot bis zur Rechnung digital abbilden. Die ausgewählte Software umfasst unter anderem:

Angebots- und Auftragsabwicklung

Mobile Zeiterfassung

Materialwirtschaft

E-Check-Protokollierung

Digitale Rechnungsstellung

Ist-Zustand: Bisher erfolgen viele Abläufe papierbasiert: Angebote werden händisch kalkuliert, Zeiten auf Zetteln erfasst, Protokolle auf Papier ausgefüllt und mehrfach übertragen.
Ziel: Medienbruchfreie, digitale Bearbeitung aller Arbeitsschritte – inklusive Echtzeit-Zugriff auf Projektstände und Kundendaten.

Nutzen:

Vermeidung von Übertragungsfehlern

Schnellere Angebotserstellung und Abrechnung

Verbesserte Nachverfolgbarkeit und Termintreue

5.2 Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Ein digitales DMS sorgt für strukturierte, projektbezogene Ablage und revisionssichere Speicherung aller Dokumente:

Projektbezogene Archivierung von Angeboten, Rechnungen, Protokollen

Schnellsuche mit Filter- und Schlagwortsystem

DSGVO-konforme Aufbewahrung und Löschung

Ist-Zustand: Derzeit befinden sich viele Dokumente entweder in Papierform oder unstrukturiert auf Netzlaufwerken.
Ziel: Zentralisierte, digitale Dokumentenverwaltung mit klaren Zugriffsrechten und automatisierten Workflows.

Nutzen:

Weniger Suchzeiten

Geringerer Papierverbrauch

Sichere, nachvollziehbare Verwaltung von Kundendaten

5.3 Mobile Endgeräte für Monteure

Unsere Monteure werden mit Tablets inklusive SIM-Karten ausgestattet. Über die mobile Softwareoberfläche haben sie direkten Zugriff auf:

Auftragsdaten

Digitale Zeiterfassung

Fotodokumentation (Vorher-/Nachher)

E-Check-Protokolle

Kundenunterschrift auf dem Gerät

Ist-Zustand: Aktuell erfolgt vieles manuell und per Privatgerät – Zeiten werden auf Papier notiert, Fotos per E-Mail verschickt.
Ziel: Medienbruchfreie Kommunikation zwischen Baustelle und Büro in Echtzeit.

Nutzen:

Deutlich weniger Nachbearbeitung im Büro

Bessere Leistungsdokumentation

Sofortige Rückmeldung bei Unklarheiten

5.4 Laptops für CAD-Anwendungen und Messgeräte

Für die technische Bearbeitung und die Integration moderner Messgeräte werden fünf leistungsfähige CAD-Laptops angeschafft:

CAD-Software für technische Zeichnungen

Direkte Schnittstellen für digitale Messgeräte

Automatische Übertragung und Verarbeitung von Messwerten

Ist-Zustand: CAD-Anwendungen laufen auf veralteter Technik, Messdaten müssen manuell übertragen werden.
Ziel: Effiziente Bearbeitung von Planungsaufgaben ohne Medienbruch.

Nutzen:

Schnellere Angebotskalkulation

Vermeidung von Übertragungsfehlern

Bessere Integration moderner Messtechnik

5.5 Dockingstationen zur Arbeitsplatzflexibilisierung

Für eine moderne Arbeitsweise werden Dockingstationen eingeführt, damit Laptops flexibel als Büro- oder CAD-Arbeitsplätze genutzt werden können:

Anschluss von Monitor, Tastatur, Netzwerk über eine Schnittstelle

Einfache Nutzung durch wechselnde Mitarbeiter oder für Homeoffice

Ist-Zustand: Arbeitsplätze sind aktuell fix eingerichtet, was Zeitverluste und Umrüstaufwand bedeutet.
Ziel: Effiziente Raumnutzung und flexible Arbeitsweise im Sinne moderner Bürokonzepte.

Nutzen:

Höhere Arbeitsplatzflexibilität

Zeiteinsparung durch Wegfall von Umrüstungen

Einheitliche technische Infrastruktur

6. Erwarteter Nutzen des Gesamtvorhabens

Die Umsetzung der geplanten Digitalisierungsmaßnahmen bringt für Elektrobau Heitmann sowohl im Tagesgeschäft als auch in der strategischen Unternehmensentwicklung weitreichende Vorteile. Die erwarteten Effekte lassen sich auf mehreren Ebenen konkret benennen:

6.1 Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung

Durch den Wegfall papierbasierter Prozesse, die Automatisierung von Routineaufgaben und den Einsatz integrierter Softwarelösungen wird der gesamte betriebliche Ablauf deutlich beschleunigt.

Angebots- und Rechnungsstellung erfolgen schneller und fehlerfrei

Doppelte Dateneingaben entfallen

Informationen sind jederzeit und ortsunabhängig verfügbar

6.2 Qualitäts- und Serviceverbesserung

Ein durchgängig digitaler Informationsfluss ermöglicht es, auf Kundenanfragen schneller zu reagieren, Rückfragen effizient zu klären und eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten.

Auftragsstatus ist jederzeit nachvollziehbar

Protokolle und Dokumentationen sind vollständig digitalisiert

Besserer Überblick über laufende Projekte erhöht Termintreue

6.3 Mitarbeiterentlastung und -bindung

Die Mitarbeiter im Büro wie auf der Baustelle profitieren von vereinfachten Prozessen, modernen Arbeitsmitteln und höherer Transparenz:

Monteure sparen Zeit durch mobile Erfassung

Das Büro wird durch automatisierte Abläufe entlastet

Attraktivere Arbeitsbedingungen wirken dem Fachkräftemangel entgegen

6.4 Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsstärke

Mit der Digitalisierung schaffen wir die Grundlagen für weitere Entwicklungen:

Daten können langfristig für Analyse, Controlling und Optimierung genutzt werden

Schnittstellen zu Partnern oder Kundenportalen sind leichter umsetzbar

Das Unternehmen positioniert sich als moderner, zuverlässiger Handwerkspartner

7. Zeitplan des Projekts

Das Digitalisierungsvorhaben ist für eine Gesamtdauer von ca. 12 bis 15 Monaten geplant, aufgeteilt in zwei aufeinanderfolgende Module:

Zeitraum

Maßnahme

Juni– August 2025

Modul Beratung: Analyse, Zieldefinition, Konzeptentwicklung

ab September 2025

Modul Umsetzung: Softwareeinführung, Hardwarebeschaffung, Schulungen, Integration

Die genaue zeitliche Umsetzung wird auf Basis der Beratungsergebnisse und in Abstimmung mit den jeweiligen Dienstleistern konkretisiert. Parallel zur technischen Umsetzung sind interne Schulungen sowie die Einbindung der Mitarbeitenden in die Umstellung vorgesehen.

8. Perspektive und Weiterentwicklung

Mit dem Projekt legt Elektrobau Heitmann den Grundstein für eine durchgehend digitale Arbeitsweise, die langfristig skalierbar und ausbaufähig ist.

Zukünftige Weiterentwicklungen, die auf den Ergebnissen dieses Vorhabens aufbauen können, sind z. B.:

Einführung eines Kundenportals

Nutzung von Cloudlösungen für dezentrale Projektarbeit

Automatisierte Auswertungen zur Unternehmenssteuerung

Integration mit Smart-Building-Technologien und IoT

Langfristig ist das Ziel, nicht nur intern effizienter zu arbeiten, sondern auch als digital vernetzter Partner in Bau- und Sanierungsprojekten auftreten zu können.

9. Fazit

Mit Unterstützung des Landes Schleswig-Holstein und der WT.SH strebt Elektrobau Heitmann eine umfassende und praxisnahe Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse an. Das Vorhaben stärkt nicht nur die eigene Wettbewerbsfähigkeit, sondern dient auch als Beispiel für die Zukunftsfähigkeit des regionalen Handwerks.

Durch die Kombination aus professioneller Beratung und konsequenter Umsetzung wird eine nachhaltige Transformation erreicht – von der Planung bis zum Kundenkontakt.

Modul 2 – Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen

Aufbauend auf den im Beratungsmodul gewonnenen Erkenntnissen erfolgt im zweiten Projektabschnitt die konkrete Umsetzung der definierten Digitalisierungsmaßnahmen. Ziel dieses Moduls ist die praktische Einführung und nachhaltige Integration moderner digitaler Technologien in die betrieblichen Abläufe von Elektrobau Heitmann.

Während im Modul Beratung die bestehenden Prozesse analysiert und strategische Entscheidungen vorbereitet werden, steht nun die operative Umsetzung im Mittelpunkt. Die geplanten Maßnahmen dienen der durchgängigen Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse sowie der Schaffung einer modernen, medienbruchfreien Arbeitsumgebung.

Einführung einer integrierten Handwerkersoftware

Ein zentraler Bestandteil der Umsetzung ist die Einführung einer branchenspezifischen Handwerkersoftware. Diese ermöglicht die digitale Abbildung sämtlicher kaufmännischer und operativer Abläufe – von der Angebotserstellung über die Auftragsbearbeitung bis zur Rechnungsstellung.

Durch die Zusammenführung bisher getrennter Arbeitsschritte in einem einheitlichen System werden Prozesse vereinfacht, Bearbeitungszeiten verkürzt und Fehlerquellen reduziert. Gleichzeitig entsteht eine höhere Transparenz über Projektstände, Ressourcen und betriebliche Abläufe.

Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Parallel zur Prozessdigitalisierung wird ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt. Dieses gewährleistet eine strukturierte, digitale und revisionssichere Verwaltung aller unternehmensrelevanten Dokumente.

Angebote, Rechnungen, Protokolle und Projektunterlagen werden künftig zentral abgelegt und sind für berechtigte Mitarbeitende jederzeit schnell auffindbar. Die digitale Dokumentenverwaltung reduziert Suchzeiten, minimiert papierbasierte Abläufe und unterstützt die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.

Digitalisierung der Baustellenprozesse durch mobile Endgeräte

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Digitalisierung der Arbeitsprozesse außerhalb des Büros. Hierzu werden mobile Endgeräte eingesetzt, die den Monteuren einen direkten Zugriff auf Auftragsdaten und digitale Funktionen ermöglichen.

Arbeitszeiten, Leistungen, Fotodokumentationen sowie Protokolle können unmittelbar vor Ort digital erfasst und ohne Medienbruch an das Büro übermittelt werden. Dies verbessert den Informationsfluss erheblich, reduziert manuelle Nachbearbeitung und erhöht die Nachvollziehbarkeit der erbrachten Leistungen.

Modernisierung technischer Arbeitsplätze (CAD & Messtechnik)

Zur Unterstützung technischer und planerischer Tätigkeiten werden leistungsfähige Laptops für CAD-Anwendungen sowie für die Anbindung digitaler Messgeräte eingeführt.

Diese Maßnahme ermöglicht eine effizientere Bearbeitung von Planungsdaten, eine direkte Verarbeitung digitaler Messergebnisse und eine präzisere Projektkalkulation. Gleichzeitig werden manuelle Zwischenschritte und potenzielle Übertragungsfehler deutlich reduziert.

Flexible Arbeitsplatzgestaltung durch Dockinglösungen

Ergänzend zur Hardwaremodernisierung werden Dockingstationen eingesetzt, um eine flexible und effiziente Nutzung der Arbeitsplätze zu ermöglichen.

Die neue Infrastruktur erlaubt eine schnelle Anpassung an unterschiedliche Tätigkeitsbereiche, vereinfacht Arbeitsplatzwechsel und schafft eine einheitliche technische Umgebung. Dies unterstützt moderne Arbeitsweisen und trägt zu einer optimierten Raumnutzung im Unternehmen bei.

Nachhaltiger Nutzen der Umsetzungsmaßnahmen

Mit der Umsetzung der Maßnahmen in Modul 2 schafft Elektrobau Heitmann die Grundlage für eine zukunftsorientierte digitale Betriebsorganisation. Die neuen Systeme und Arbeitsmittel tragen dazu bei, interne Abläufe zu optimieren, die Servicequalität zu erhöhen und die langfristige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.